La contabilidad puede ser uno de los desafíos más grande que se le presenta a muchos emprendedores, sobre todo cuando comienzan a crecer y se formalizan como empresa. Siempre es recomendable contar con asesoría contable para no cometer errores que posteriormente puedan costarle caro a tu empresa.
En esta línea, la emisión de facturas si no se hace de forma correcta puede convertirse en un gran problema al momento del pago y la cobranza. En Cobrofactor te ayudamos y a continuación, te entregamos 5 tips de lo que debes saber sobre este tema para facturar de forma efectiva y no morir en el intento de cobranza:
1· Condiciones de pago de la factura
Este es uno de los factores más importantes al momento de emitir la factura. Las condiciones de pago son los términos acordados entre vendedor y comprador para efectuar el pago. Tienes tres opciones:
- Contado: pago total del documento en el acto.
- A crédito con plazo determinado (indicando fecha o días pagadera a 30, 60 0 90 días)
- A crédito con plazo indeterminado (se entiende pagadera a 30 días)
Se recomienda emitir la factura a CRÉDITO INDETERMINADO porque de ser necesario te permitirá realizar acciones de cobranza, ceder la factura, entre otras acciones. Emite una factura al CONTADO solo cuando el pago ya se hizo efectivo (los cheques a fecha no son pago al contado), ya que si se emite con esta condición se da por pagado el documento, por lo que posteriormente no se puede cobrar y se complica para publicar en boletines comerciales.
2· Registro Aceptación y Reclamo
Una vez emitida una factura el cliente tiene 8 días para aceptarla o rechazarla, pasado ese periodo si el cliente no hace nada se considera aceptada. Una vez aceptada la factura contará con mérito ejecutivo, por el contrario, si la factura es reclamada antes de los 8 días, ésta no podrá ser cobrada. Es importante revisar el estado de la factura y lo puedes hacer en el REGISTRO DE ACEPTACIÓN Y RECLAMO DEL SII.
3· Cotización Trabajadores
Es importante tener todas las cotizaciones y pagos de los trabajadores al día, ya que pueden ser algunas de las condiciones que te soliciten para poder emitir la factura.
4· Conocer al cliente
Otro factor relevante es conocer al pagador ¿Es persona natural o jurídica? ¿Natural con giro? También, puedes verificar si se encuentra publicado en Dicom o con demandas. En caso que el deudor sea del sistema público debes solicitar certificado de recepción conforme, en el cual se declara que los productos o servicios fueron efectivamente entregados.
Recuerda que las personas naturales no son publicables en el boletín comercial, excepto en los casos que sea persona natural con giro o que esto se explicite específicamente en el contrato entre las partes.
5· Factura Vigente o Caduca
Una factura caduca cuando han pasado 365 días desde su vencimiento, es decir, si una factura se emitió a crédito a 30 días, un año después de vencido ese plazo la factura está caducada.
Esto significa que una vez vencida la factura tienes un año para publicar o realizar la demanda correspondiente por el pago, posterior al año y con la factura caduca se pueden realizar otras acciones extrajudiciales.
Sabemos que los procesos de cobranza pueden ser complejos y en Cobrofactor estamos para apoyarte. Conoce todos nuestros servicios que se adaptan a tus necesidades con profesionales de confianza.
